Huishoudelijk regelement

Huishoudelijk regelement.

Vereniging RFDX Radio Friend’s of Dx en heeft haar zetel in Ede.

 

Doelstelling.

a. De Vereniging heeft ten doel het bevorderen en stimuleren van de belangstelling voor Radio Zendamateurisme doormiddel van Veldweekend en velddagen en virtueel Clubhonk op onze teamspeak server.

b. Het ondersteunen van allerlei zaken van haar leden zoals het ondersteunen met het opzetten van Radio Elektrische zend inrichtingen en Antennes en masten enz, en bij bevoegde instanties en personen, en het bevorderen van saamhorigheid en discipline.

c. Het uitwisselen van technische gegevens aangaande Radio Amateurisme en alles wat daarmee verband houdt.

d. Elke maand een nieuwsbrief ter info aangaande de gebeurtenissen van de Vereniging

e. Samenwerking zoeken en onderhouden met andere verenigingen die hetzelfde in deze hobby nastreven.

f. Cursussen voor Novice en Morse

Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden


Het bestuur en de bestuursbesluiten

Het bestuur bestuurt en vertegenwoordigt de Vereniging;

Het bestuur neemt bestuursbesluiten.

Het bestuur kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven
roepen;

Het bestuur is bevoegd tot het accepteren van voorschotten op een
meer jarendonatie;

Het bestuur handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het
beleidsplan. Bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn op de
eerstvolgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar, bovenop de staande
herverkiezingvolgorde;

Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de
status als ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren
zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in
gevaar brengt of zou kunnen brengen.

De voorzitter

Heeft algemene leiding van de Vereniging;

Vertegenwoordigt de Vereniging naar buiten toe;

Overlegt met officiële instanties;

Geeft leiding aan het bestuur;

Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;

Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;

Leidt de bestuursvergaderingen en de eventuele bestuur einde jaar vergadering

 

Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet,
en dit huishoudelijk reglement;

Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op
en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering;

Coördineert en stuurt activiteiten;

Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen
hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

De vice-voorzitter

Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid;

Is klokkenluider: houdt intern toezicht op het bestuur en de bestuursleden
(inclusief voorzitter) en controleert het naleven van het huishoudelijk
reglement, afspraken op bestuursvergaderingen.

De penningmeester

Voert de financiële administratie;

Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;

Stelt financiële overzichten op;

Zorgt ervoor dat de financiële administratie op orde is .

Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaar rekeninq,
beleggingen en investeringen;

Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze
activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;

Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen het budget

Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.

De secretaris

Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:

De datum en plaats van de vergadering;

De aanwezige en afwezige bestuursleden;

De verleende volmachten;

De genomen besluiten.

Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;

Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;

Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere
bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende
correspondentie;

Archiveert alle relevante documenten;

Zorgt er, in goede samenwerking met de webmaster, een actuele website;

Beheert een database, waarin de gegevens van bestuursleden, ex-bestuursleden,
de donateurs en het netwerk zijn vastgelegd. Hij of zij zorgt ervoor dat deze
database actueel en betrouwbaar is, voor zover dat redelijkerwijs mogel
ijk is;

Beantwoordt binnenkomende e-mails. Met de secretaris worden goede afspraken
gemaakt over de soorten e-mail die de webmaster zelf mag afhandelen:
verzoeken om schriftelijke toezending van jaarverslagen, en andere openbare
informatie. Van andere e-mails stuurt de webmaster een ontvangstbevestiging, de
verdere beantwoording/afhandeling wordt overgedragen aan de secretaris.

De webmaster

Beheert de website;

Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is;

Beheert de structuur van de website;

Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is;

Voert de eindredactie van teksten op de website;

Beoordeelt content die voor plaatsing op de website wordt aangeboden en
overlegt met de voorzitter indien teksten worden aangeboden of geplaatst die niet
door de beugel kunnen;

Ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie
voldoet aan de huisstijl;

Onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website
aanleveren;

Besluiten

Het bestuur is autonoom.

Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid
van stemmen
, behoudens in dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties.

Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming,

dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;

Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-
geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een
volmacht hebben verstrekt;

Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij
verkiezing van personen dan beslist het lot
.

Procedure benoeming bestuur

Ontstaat een vacature dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht
door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen.

Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur.

Nieuwe bestuursleden worden benoemd door het bestuur; bij acclamatie door de
voorzitter of na schriftelijke verkiezing; op een reguliere bestuursvergadering

Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd.

Vergadering


Geldigheid

Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het
aantal zittende leden bestuur aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht

Frequentie

Het bestuur vergadert ten minste 4 maal per jaar.

Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het
initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.

Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of,
indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe
een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het
verzoek gehouden.

Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen,
is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit huishoudelijk reglement
gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin
bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met
het houden van de notulen.

Een bestuursvergadering duurt maximaal 2 uur.

Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende
reguliere vergadering vastgesteld.

Het bestuur roept een Alv bijeen als men dat wenselijk vindt of het word door minimaal 10 procent van de leden afgedwongen.

Agenda

Bestuursleden en leden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of 
secretaris in brengen per email , De Voorzitter en Secretaris stellen in goed overleg de conceptagenda op.

Urgente punten worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen

De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de
vergadering door;

Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen;

Agendapunten worden de vergadering afgewerkt volgens de agenda; maar op
eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken
en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende

vergadering.

Verantwoordelijkheid

Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.

Notulen

Van elke Bestuur vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt, dat zo snel
mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden. Opgestelde
conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.

Inbreng tijdens de vergadering

Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht, ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering;

Iedere bestuurder kan één of meer plaatsvervangers voordragen. Een
plaatsvervanger heeft geen stemrecht. Een plaatsvervanger kan alleen aanwezig
zijn als de bestuurder afwezig is;

Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te
laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing;

Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten
vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende
volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden
overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.

Communicatie

Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:

Donateurs;

De media door Public Relations afdeling .

De communicatie valt onder verantwoordelijkheid van de voorzitter. Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de voorzitter en op diens aangeven ook met de secretaris en overige bestuursleden.

Donaties en declaraties

Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht,
besteed aan een door de donateur beoogd doel, mits passend binnen doelstelling
vereniging;

Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de
bankrekening van de vereniging;

Donateurs die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden
ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie.

De donatie worden bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen drie werkdagen op de bankrekening van de vereniging gestort;

In gevallen waarin de vereniging moet tekenen voor ontvangst van goederen en/of
voor het goed gebruik én/of goede verwijdering ervan (dan wel enig andere
voorwaarde schriftelijk moet accepteren), sluit de stichting een gelijkluidende
overeenkomst.

In gevallen waarin de vereniging niet hoeft te tekenen, verdient het de voorkeur toch een contract met de ontvangende partij te tekenen;

Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere
wijzen voor hun inspanningen
 en/of tijdsbesteding te laten compenseren.

Sponsorbeleid

De werving van fondsen gebeurt door het bestuur op een directe manier, door middel
van het aanspreken van persoonlijke c.q. zakelijke contacten etc. door het public relations team.

Royement

Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur
schade voor de vereniging heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de
bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.

Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen
meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd.
Deze regel is niet van toepassing in bijzondere gevallen (zoals bijvoorbeeld

ziekte).

Maatschappelijke verantwoordelijkheid

De vereniging streeft niet alleen algemeen nut beogende doelen na, maar spant zich ook in om haar activiteiten op een maatschappelijk verantwoorde manier te ontplooien.

Lidmaatschap is Kosteloos.

Straffen

1. In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten dat in strijd is met de wet, dan wel met de reglementen en/of besluiten van de Vereniging, of waardoor de belangen van de Vereniging worden geschaad.

1b. Tevens zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten dat in strijd is met de normen en waarden bepalingen, alsmede met de reglementen in het algemeen worden geschaad.

2. Indien het Bestuur heeft vastgesteld, geschiedt de behandeling van overtredingen met inachtneming van het delict

3. Een schorsing kan ten hoogste voor de duur van één week worden opgelegd. Gedurende de periode dat een lid is geschorst, kunnen de aan het lidmaatschap verbonden rechten niet worden uitgeoefend, met uitzondering van het recht om in beroep te gaan.

4. Royement kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de reglementen of besluiten van de Vereniging handelt, of de Vereniging op onredelijke wijze benadeelt.

5. Nadat het Bestuur tot royement heeft besloten, wordt de betrokkene zo spoedig mogelijk door middel van een brief met bericht van ontvangst met opgave der reden(en) van het besluit in kennis gesteld ( Email ).

6. Van een door de Vereniging opgelegde schorsing of royement kan de betrokkene na ontvangst van deze kennisgeving van het Bestuur in beroep gaan.

Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst.

7. Van de overige door het Bestuur van de Vereniging opgelegde straffen staat geen beroep open.

8. Geschillen onderling van leden dienen zelf opgelost te worden daarin voelt de Vereniging zich niet geroepen te Bemiddelen .

Artikel 3 Bestuur

Het Bestuur bestaat uit tenminste uit drie personen. Het Bestuur regelt de dagelijkse gang van zaken en neemt in spoedeisende zaken beslissingen.

Eventueel kan een vierde en vijfde Bestuurslid benoemd worden

Wijziging Huishoudelijk Reglement

     

Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement worden vastgesteld door de Bestuursvergadering met een gewone meerderheid van stemmen. Voorstellen tot wijziging gaan uit van het Bestuur en voorstellen Leden.

Slotartikel.

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het algemeen Bestuur.

Leden kunnen over dergelijke besluiten altijd overleg plegen met het Bestuur

RFDX . Gevestigd in

Adres.                   Allendesingel 38.

Postcode.             6716GR.

Woonplaats.        Ede.

Land.                    Nederland.

 K.v.K .                56335369 Te Arnhem

1. Jack                   19RF001/PA9RF                Voorzitter ( Penningmeester )

2. Jerry                 19RF002/PD7JB                 Vice Voorzitter

3. Tom                  19RF430/PD0TB                 1e Secretaris

4. Martijn             19RF014/PD7MV                1e Lid

5. Martijn             19RF150/PD7MN                2e Lid

Aanhangsel taak omschrijving.

Jack               19RF001/PA9RF                 Webmaster
Martijn         19RF150/PD7MN                Hoofd Admin                          Teamspeak

Martijn          19RF014/PD7MV               Hoofd Admin                          Teamspeak/Webmaster 

Erwin             19RF039/PD3EL                Moderator                               Teamspeak

 

Koos                 19RF675/PD0LWA            Moderator                              Teamspeak

Jerry                 19RF002/PD7JB                Activiteitenteam                   Manager 

Ruurd               19RF179                                Activiteitenteam                    Markten Promotie        

 

Copyright © 2017 RFDX All Rights Reserved.